Das Online-Benutzerhandbuch

 

↓ die PASSWORTVERGABE ↓ 

Direkt zu den Screenshots:  

Bei der Anlage werden Sie sowohl bei der ANLAGE VON BENUTZERN (Mitarbeitern), als auch bei der ANLAGE VON KONTAKTEN (Kunden) nach dem GEBURTSDATUM gefragt. Dieses wird benötigt, um das Passwort zu bestätigen und den Account freizuschalten. 

Klicken Sie hierzu auf den Link in der Mail

 

Hier können sich sowohl die BENUTZER, als auch die KONTAKTE ihr persönliches Passwort vergeben. Nach der erneuter Eingabe des Passworts muss dieses mit der PIN = Ihr Geburtsdatum im Format TTMMJJJJ bestätigt werden.

Nach erfolgreicher Eingabe erscheint diese Meldung

Kurz darauf wird die PASSWORT-MAIL #2 mit dem  BENUTZERNAMEN verschickt.
In dieser Mail steht der - zurzeit nicht änderbare - Benutzername für den zukünftigen LOGIN, sowie der Link zur Login-Seite.  

 

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Weiter zur BENUTZERANLAGE

Weiter zur KONTAKTANLAGE

 

↓ die BENUTZERANLAGE (Mitarbeiter / Netzwerkpartner / Experten) ↓ 

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Um einen Mitarbeiter / Netzwerkpartner und/oder Experten anzulegen, klicken Sie in der Kachel BENUTZER auf ÖFFNEN

Es geht dann das Fenster BENUTZER ERSTELLEN auf. Dort ergänzen Sie alle relevanten Daten und klicken auf SPEICHERN

Kurz danach erhält der anlegte Benutzer die PASSWORT-MAIL #1

Dieser kann sich nun ein PASSWORT VERGEBEN.

Bitte beachten Sie, dass dem neuen Benutzer auch entsprechende Rechte vergeben werden, da er sonst nur einen leeren Vertragsordner vorfindet!

 

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Weiter zur KONTAKTANLAGE

Weiter zur VERTRAGSANLAGE

 

↓ die KONTAKTANLAGE ↓ 

(Anlage und Freischaltung von Kunden)

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Um Ihrem Kunden einen Zugang zu myDIVERSOx einzurichten klicken Sie in der Kachel KONTAKTE auf ÖFFNEN:

Es geht dann das Fenster KONTAKT ERSTELLEN auf. Dort ergänzen Sie alle relevanten Daten und klicken auf SPEICHERN.

Die Pflichtfelder sind der VORNAME und NACHNAME, das GEBURTSDATUM, sowie die KUNDEN-E-MAIL.

 

(WICHTIG: Pro E-Mail-Adresse kann nur ein Account angelegt werden!)

 

Nach erfolgter Eingabe und dem SPEICHERN gelangen Sie in die KONTAKTÜBERSICHT:

Öffnen Sie nun den neu anlegten Kontakt und veranlassen über BENUTZERKONTO ERSTELLEN die Erstellung des Accounts für Ihren Kunden:

Danach erhalten Sie folgende Rückfrage:

Wenn Sie jetzt den zu bearbeitenden Kontakt aufrufen,

können Sie kundenindividuelle FREIGABEN ERTEILEN,

Natürlich können Sie bereits jetzt VERTRÄGE ANLEGEN und anschließend DOKUMENTE HINZUFÜGEN. Wenn der Ordner des Kunden soweit ist, dass er darauf zugreifen kann, überprüfen Sie alle Freigaben 

scrollen etwas nach unten und verschicken dann die REGISTRIERUNGSMAIL

Kurze Zeit später erhält der anlegte und freigeschaltete Kontakt die PASSWORT-MAIL #1:

Die Vorgehensweise für die VERGABE DES PASSWORTS beim Kunden ist identisch mit der der BENUTZERANLAGE.

 

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Weiter zum KUNDEN-LOGIN und den FREIGABEN

Weiter zur VERTRAGSANLAGE 

 

↓ die KUNDENANSICHT und die FREIGABEN ↓ 

(Freischaltung von einzelnen Modulen je Kunde)

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Wenn sich Ihre Kunden nach erfolgreicher Freischaltung einloggen und folgende Ansicht sehen,

dann haben wurden die FREIGABEN, welche Sie kundenindividuell vergeben können, nicht gesetzt.

Sie entscheiden, was der jeweilige Kunde sehen und in welchen Bereichen er mitarbeiten darf. Rufen Sie dazu den zu bearbeitenden Kunden / Kontakt auf:

Hier können Sie nun kundenindividuell FREIGABEN erteilen:

Standardmäßig sind keine Rechte vergeben:

Die FREISCHALTUNG

Ihr Kunde sieht den entsprechenden Ordner und kann eigenständig Verträge anlegen.

Die DATENFREIGABE

Mit dieser Einstellung sehen Ihre Kunden den entsprechenden Ordner (die Module) und die dort von Ihnen angelegten Verträge und Dokumente.

Ihre Kunden können die von Ihnen angelegten Verträge sehen UND verändern. Ebenso können sie eigenständig Verträge anlegen und Dokumente hinzufügen.

 

WICHTIG: Ihre Kunden können mit dieser Einstellung auch von IHNEN ANGELEGTE VERTRÄGE LÖSCHEN!!

 

Das NUR LESEN:

Mit dieser Einstellung können Ihre Kunden nichts mehr verändern. Auch die von den Kunden angelegten Verträge sind nicht mehr veränderbar und  / oder können gelöscht werden.

Wenn Sie FREISCHALTUNG und NUR LESEN aktivieren, dann werden die von Ihnen angelegten Verträge ausgeblendet.

 

Beispiel: Wenn Sie die RECHTE wie folgt vergeben...

...dann sieht Ihr Kunde seine digitalen Kundenakte so:

Dieser Kunde kann...

  • sein PROFIL nicht einsehen und ändern.
  • über das Modul KOMMUNIKATION Ihnen Nachrichten und Dokumente schicken.

Somit also z.B. auch einen Schaden melden oder den Nachtrag eines Fremdvertrages schicken. 

Hinter der Kachel DIGITALER ORDNER finden sich folgende Bereiche:Dieser Kunde kann

  • in dem Bereich VERSICHERUNGEN nur lesen. Er kann also nichts verändern!
  • in den Bereichen FINANZEN (Sparen / Finanzieren)  und SONSTIGE VERTRÄGE kann dieser Kunden eigenständig Verträge anlegen und Dokumente hochladen. 
  • die von Ihnen angelegten Inhalte des NOTFALL-ORDNERs nicht sehen.

Selbstverständlich können Sie myDIVERSOauch als reines KOMMUNIKATIONSTOOL nutzen. Reduzieren  Sie einfach die Freigaben wie folgt:

Das Ergebnis aus Kundensicht

 

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Weiter zur VERTRAGSANLAGE

Weiter zum Modul KOMMUNIKATION

 

  ↓ Die VERTRAGSANLAGE ↓ 

     Direkt zu den Screenshots:  

Gehen Sie für die Vertragsanlage zuerst auf den Menüpunkt KONTAKTE 

und wählen den zu bearbeitenden Kunden aus.Nun sehen Sie die Übersicht der Module

und wählen den entsprechenden Ordner aus

In diesem Fenster klicken Sie bitte rechts unten auf VERTRAG HINZUFÜGENJetzt können Sie die Ihnen bekannten Vertragsdetails eintragen:

Wählen Sie den VERTRAGSSTATUS (Pflichtfeld)

das PRODUKT / die SPARTE (Pflichtfeld)

den VERSICHERER (Pflichtfeld)

(Klicken Sie bitte auf das C um z.B. zur CONDOR Allgemeine Versicherung zu gelangen)geben Sie jetzt die VERSICHERUNGSNUMMER (Pflichtfeld) ein, wählen dann noch 

die ZAHLARTund die ZAHLWEISE

Ergänzen können Sie die Vertragseingaben natürlich mit dem BRUTTOBEITRAG gem ZAHLWEISE, sowie eventuelle Anmerkungen im Feld NOTIZ.

Das Ergebnis:

nach erfolgter Eingabe SPEICHERN Sie die DatenJetzt sehen Sie diese Anzeige und können nun ein DOKUMENT hinzufügen

 

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Weiter zum DOKUMENTENUPLOAD

 

↓ Der DOKUMENTENUPLOAD ↓ 

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In jeder Vertragsmaske sehen Sie rechts unten den Button DOKUMENT HINZUFÜGENIn dieser Maske können Sie folgende Informationen erfassen und über das Symbol UPLOAD eine Datei von Ihrem PC hinzufügenBitte ergänzen Sie die notwendigen Angaben

und SPEICHERN dann das Dokument.

Nun ist das hochgeladene Dokument unter dem jeweiligen Vertrag auffindbar

Wenn der Kunde Schreibrechte in dieser Kachel hat, dann kann er ebenfalls über den Button 

hinter dem jeweiligen Vertrag ein Dokument - auch via SmartPhone-Kamera - hinzufügen.

 

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Weiter zur Hinterlegung des IMPRESSUM

 

↓ Das IMPRESSUM und die E-MAIL-SIGNATUR  ↓ 

Direkt zu den Screenshots:  

Damit Ihr digitaler Ordner auch einen rechtssicheren Internetauftritt hat, können und sollten Sie unbedingt Ihr Impressum hinterlegen.

Wenn Besucher der Login-Seite auf das IMPRESSUM klickensehen diese - solange das Impressum nicht hinterlegt wurde - ein leeres Fenster

Um das Impressum zu hinterlegen, gehen Sie auf die Kachel EINSTELLUNGEN Es öffnet sich folgendes Fenster. Hier können Sie Ihr Impressum hinterlegen

Sie können es ganz normal über die Tastatur eingeben oder Sie nutzen die Befehle Kopieren / Strg C, kopieren es z.B. aus Ihrer E-Mail-Signatur

und fügen es mit EinfügenStrg V ein


Links können aus Sicherheitsgründen nicht einfach in das Impressum kopiert werden.

Um externe Inhalte zu Verlinken befindet sich im oberen Bereich der Bearbeitungsoberfläche des Impressums eine Schaltfläche zum Verlinken von Texten.

Dazu muss zunächst der betreffende Text markiert

und dann die Option „Link einfügen“ ausgewählt werden:

Anschließend öffnet sich eine Oberfläche zum Einstellen eines Links.Über das optional setzbare Target _blank (unsere Empfehlung) wird der Link auf einer neuen Seite geöffnet. Setzen Sie dies nicht, so wird der Link in demselben Tab geöffnet und das Kundenportal ist nicht mehr geöffnet.

Das Ergebnis:

Neben dem Impressum sollten Sie auch Ihre E-MAIL-SIGNATUR hinterlegen, damit der Versand der E-Mails ebenfalls rechtskonform istAuch hier können Sie mit Kopieren und Einfügen arbeiten und die vorhandenen Links wie oben beschrieben verlinken.

  

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Weiter zum Modul WHITELABEL

Weiter zum Modul KOMMUNIKATION

  ↓ Das Modul  WHITELABEL ↓ 

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So bringen Sie Ihren digitalen Ordner in Ihre Firmenfarben (CI).

Bitte schicken Sie uns vorab Ihr Logo und das Favicon. (Zum Upload-Formular geht es hier)

Beim nächsten Login werden Sie dann Ihr Logo, allerdings noch mit unseren Standardfarben, sehen. 

Um myDIVERSOin Ihre Farben zubringen, öffnen Sie die EINSTELLUNGEN

Um die HAUPTFARBE zu ändern, klicken Sie auf den Farbbalken 

Änderung der ZWEITFARBE:

Jetzt können Sie noch die ERSTE SCHRIFTFARBE ändernscrollen nach ganz unten und SPEICHERN die Einstellungen

Das Ergebnis

 

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  ↓ Die KOMMUNIKATION ↓ 

Direkt zu den Screenshots:  

Sie können innerhalb von myDIVERSOsicher mit Ihren Mitarbeitern und Kunden kommunizieren.

Die Kommunikation aus Kundensicht. 

Der Kunde möchte Ihnen eine Nachricht zukommen lassen und öffnet hierzu die Kachel KOMMUNIKATION 

Es öffnet sich folgende Maske

Zuerst wählt er den zuständigen Mitarbeiter / Sachbearbeiter aus 

In diesem Bespiel wurden noch keine weiteren BENUTZER angelegt

Als Nächstes versieht er seine Nachricht mit einem BETREFF und der entsprechenden NACHRICHT (beides sind Pflichtfelder)

Optional kann der Kunde auch ein Dokument der Nachricht hinzufügen Abschließend klickt er auf SENDEN.

Der Empfänger (in diesem Fall der Admin) erhält umgehend eine E-Mail

Nach dem Einloggen sieht er in der linken Sidebar die Anzahl der ungelesen / unbeantworteten Nachrichten

Nach dem Öffnen erscheinen alle unbeantworteten Nachrichten / Vorgänge.

Es wird zwischen OFFENEN- und GESCHLOSSENEN TICKETS unterschieden. Eine Auswahl erfolgt über das Dropdown-MenüBei den OFFENEN TICKETS erscheint die Nachricht der KundinMit einem Mausklick öffnet sich die unbearbeitete NachrichtHier kann man den Vorgang einem anderen Mitarbeiter (Benutzer) weiterleiten...

...oder dem Kunden (Kontakt) direkt antworteten 

Nacherfolgter Eingabe im Feld NEUER EINTRAG wird die Antwort / der Kommentar mit dem Button SENDEN verschicktUmgehend erhält der Kontakt die Information, dass eine NEUE NACHRICHT vorliegt

Nach dem Einloggen sieht er in der linken Sidebar die Anzahl der ungelesen / unbeantworteten Nachrichtenund öffnet diese ebenfalls mit einem MausklickNur ein Benutzer kann einen Vorgang ABSCHLIESSEN. Danach taucht diese unter den GESCHLOSSENEN TICKETS auf

Weiterhin findet sich sowohl aus KUNDEN- als auch AUS MITARBEITERSICHT der Button HISTORIE. Hier kann die komplette Kommunikation nachverfolgt werden. Wer hat wann geantwortet, bzw. wann wurde der Vorgang an einen Mitarbeiter weitergeleitet 

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  ↓ Die FREIGABEN ↓ 

 

+++ wird zurzeit überarbeitet +++

 

 

 

 

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  ↓ Die NEUKUNDENGEWINNUNG ↓ 

 

+++ wird zurzeit überarbeitet +++

 

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↓ Wie kann ich Dokumente zu einem Kunden, z.B. den Maklervertrag hinzufügen? ↓ 
  +++ wird zurzeit überarbeitet ++++    
 ↓ Wie kann ich einen Kunden löschen  ↓ 
Leider geht das in der aktuellen Version noch nicht. Wir werden es aber möglich machen.
 ↓ Kann der Kunde von sich aus Änderungen vornehmen und wenn ja, sehe ich diese?  ↓ 
  +++ wird zurzeit überarbeitet ++++    
 ↓ Besteht die Möglichkeit myDIVERSOx auf meiner Website einzubinden?  ↓ 
  +++ wird zurzeit überarbeitet ++++    

Hier können Sie uns hier Anliegen mitteilen und ggfls. Screenshots beifügen.


Hinweis: Screenshot machen mit Tastenkombination

  1. Drücken Sie die Taste [Druck] oder [Print Screen] auf Ihrer Tastatur.
  2. Jetzt hat Windows ein Abbild Ihres Bildschirmes in der Zwischenablage gespeichert.
  3. Öffnen Sie das Programm, in das Sie das Bildschirmfoto kopieren wollen.
  4. Drücken Sie die Tastenkombination [Strg – V].